规章制度

关于进一步加强合同管理工作的通知

发布时间:2019-05-10

全校各二级单位:

教育部审计组在进行校长任期经济责任审计过程中,发现我校合同管理存在一些问题。根据审计组“立行立改”的工作要求,依据2016年发布施行的《中南财经政法大学合同管理办法(试行)》(以下简称《合同管理办法》,附件一)等规定,现就一步加强学校合同管理开展专项整改工作,有关要求通知如下,请各单位遵照执行。

一、明确二级单位合同签订人

根据《合同管理办法》,各二级单位对外签订合同,须是取得学校法定代表人授权的二级单位主要负责人。一般工作人员不得对外签订合同,只能作为合同具体承办人员或管理人员。

二、规范合同签订流程

制定《中南财经政法大学合同签订流程表》(以下简称《流程表》,附件二),合同承办单位、归口管理部门、法律事务部门、审计部门等相关单位依据《合同管理办法》的规定等,依次履行签订前的审查职责。

    该表由合同承办单位专人负责管理,作为合同文本等资料的附件一并妥善保管。

    1、《流程表》中的合同编号,按照《中南财经政法大学合同文本起草指南》(以下简称《文本起草指南》,附件三)的规定编写,且与《中南财经政法大学合同登记汇总表》(以下简称《汇总表》,附件四)中合同编号保持一致。

    2、《流程表》中所涉及的相关审查程序,需按照相关单位的管理规定进行,属于该单位审查范围的,相关单位严格履行审查职责。若未涉及相关审查,则该栏填写“不涉及该项审查”。

    三、规范合同用印管理

    1、以学校名义对外签订或业务内容涉及全校范围的合同,应使用“中南财经政法大学合同专用章”,该印章由学校办公室负责管理。

        学校办公室在用印之前,核对授权委托书与合同签订人、授权范围等是否一致。

        合同承办单位申请用印前须提交《流程表》。《流程表》原件由合同签订单位保管,学校办公室保留复印件。

    2、各二级单位主要负责人在取得学校法定代表人的授权前提下,其业务内容属于二级单位一般内部事务的合同,可以本单位名义对外签订,相关合同也可以直接使用该二级单位公章。《流程表》由二级单位自行保管。

    四、加强重大合同文本管理与合同档案管理

凡涉及《中共中南财经政法大学委员会常务委员会“三重一大”决策清单》《中南财经政法大学校务会“三重一大”决策清单》的合同、《合同管理办法》所列重大合同等,合同承办单位在合同签订后,应及时将合同文本原件一份提交法律事务部门备案。

合同档案包括合同原件、订立和履行过程中的相关资料。二级单位应当定期整理合同档案,加强资料的管理。

五、认真做好合同信息的登记

各二级单位合同管理人员应认真学习《合同管理办法》和《文本起草指南》等相关文件,认真编排合同序号,正确理解“合同当事人”“合同标的”等概念,及时填写《汇总表》,记载合同所涉各项内容,真正做到合同台账清晰,要素整齐,信息对等。每年度的《汇总表》应于次年115前提交法律事务部门备案。

六、强化合同履行与结算的跟踪管理

合同签订后,合同承办单位应按有关规定,做好履行情况与结算情况的跟踪管理,并及时进行财务结算。根据《合同管理办法》,各单位合同管理人员认真填写《汇总表》“合同履行情况”一栏,对有问题的合同,及时发现问题,解决问题。

       附件: 中南财经政法大学合同签订流程表.docx


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