为进一步改进工作作风，精简会议活动，切实改进会风，特制定本规程。
一、责任主体
1、办公室承办的各类会议的会务工作由综合科负责。
2、办公室承办的全校性党务和行政工作会议，文字工作由秘书科负责。
3、办公室承办的会议，涉及校内外有关单位的，由主任和副主任负责协调。
二、会议准备工作
（一）议题安排
议题是会议需要讨论的问题，反映了会议的目的和任务，是会议准备的首要工作。
1、安排会议议题之前，需要收集和筛选。收集议题的渠道是：
（1）校领导批示交办的或指定有关部门汇报的问题；
（2）校内各二级单位提请讨论的问题；
（3）上级领导或上级部门指示需要学校贯彻执行的问题；
（4）其他需要讨论的问题。
2、对于收集的议题，办公室要进行筛选。议题筛选的原则是：
（1）精简原则，可议可不议的议题一律不议，不得临时增加议题；
（2）归类原则，即同类性质的问题尽量归类安排；
（3）重点原则，即根据轻重缓急程度，优先安排重要、紧急的问题。
议题拟定后，由办公室审核，报校领导审定。
（二）确定会议步骤
会议的议程、程序和日程，构成会议的步骤。其中，议程是对已经确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础；程序是会议各项活动按先后顺序作出的安排；日程则是会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。
会议议程、程序和日程拟出之后，需报送校领导审定，一旦确定，无特殊情况，不得随意改动。
（三）拟定与会人员范围或名单
严格控制与会人员规模，根据会议的性质、任务、内容等拟定与会人员，与会人员名单须报校领导审定，召开全校性工作会议必须经过学校主要负责人批准。
（四）会期
科学安排会议日程，开短会，讲短话，全校性工作会议不超过半天。
（五）办理会议报批手续
需要报批的会议，须就会议理由、议题、会期、地点、人数等情况提交书面请示，报校领导批准。无报批手续的会议，办公室不予承办。
（六）分发会议通知
分发会议通知以网上公布为主。通知的内容包括会议名称、目的、内容、会期、地点、与会人员，开会时间、主办单位、主持会议领导等。重要会议可以辅以电话通知加以强调，或以学校正式文件通知。办公室分发会议通知时，一要及时，确保与会人员按时参会；二要准确，防止重发、错发或漏发。
（七）准备会议文件和材料
为提高会议效率，会前需要准备的会议材料包括：讲话稿、工作报告、会议须知、分组名单等。
原则上不印发任何会议材料，承办部门须通过办公系统或邮件将会议材料提前告知与会代表。
（八）会议场所选择和会场布置
会场布置力求简单、朴素，严禁铺张浪费，所有会场一律不张贴悬挂标语横幅，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。
（九）会前准备工作检查
会前检查分为会议准备汇报和现场检查两种方式，应以后者为主。
三、会议期间的工作
会议期间的主要任务是掌握会议动态，协助领导指挥与控制，通过精心组织和优良服务，使会议达成既定目标。会议过程中，应安排做好会议记录。会议记录要符合实际、简明扼要。
四、会议的善后工作
1、整理会议记录
整理会议记录、草拟会议纪要和会议决议案，送交领导审查。
2、会议总结
总结会议组织的得失和经验教训，为以后的会务工作提供借鉴。