为了严格管理程序、提高管理效率、节约经费开支，特制定办公室办公物品管理规程。
一、办公物品购置
1、责任主体
办公物品系指未纳入整体购置计划而确需购买的办公物品，包括礼品、设备和日常办公用品的购置，统一由综合科办理。
2、购置计划
所有办公物品的购置必须事先提出购置计划。购置计划以书面形式提出并由综合科汇总。购置计划须说明理由、用途、数量、规格、经费等事项。购置计划的标准格式由综合科设计规定。购置计划经主任会研究后实施。
急用物品来不及提交购置计划的，先向分管副主任或主任报告后才能实施。
3、采购方法
在办公物品库存不足或有真实需求的情况下，按照成本最小、价格最优惠的原则，选择直接购买或者订购的方法来实施物品购置计划。
4、订购单
在办公物品采取订购方式的情形下，由办公室与供货厂家签订订购协议。订购物品的规格、数量、价格、交货时间等需经主任会集体议定。主任或委托分管副主任签字后，协议方可生效。
5、价格决定
办公物品的购买或订购价格须经由主任会研究认可，并由主任或分管副主任签字后确定。经办人员不能单独作出价格决定并实施。
6、接货程序
购买或订购的办公物品送达后，统一由综合科接货。综合科应由财务专管员对物品进行验收，核对物品品种、规格、数量、质量。购货单经验货人、购买人和接货人三方签字后，方可办理入库或分发使用。其中价值超过2000元以上的，应由分管主任验货。
7、支付程序
收到物品、完成验收程序后，付款单经主任签字后，由办公室财务代理人统一到财务部办理相关手续，其他人不能直接到财务部报账。
8、分发规定
办公物品统一由综合科接货和分发。除另有规定之外，办公室各科室不能不按规定自买、自购办公物品。
二、办公物品的分发领用
1、申请手续
各科室需用办公物品时，应提交申请，写明所需物品数量、规格等事项，并由科室负责人签字。
校内其它部门需领用办公物品时，由该部门提出申请，并经该部门负责人签字。
2、申请汇总
物品申请统一由综合科汇总，写明申请日期、申请部门、物品名称、物品规格、物品数量等，报分管副主任审查确定。
3、物品分发
综合科核定的申请，按照要求备齐全部物品，分发申请部门。
4、物品登记
综合科分发完物品之后，应做好物品分发领用登记，写明分发日期、名称、数量、领用部门、领用人等，并存档保留。
三、办公物品的保管
1、责任主体
综合科统一负责办公物品的保管事务，包括管理制度、日常保管等。
2、填写台账
所有入库的办公物品，由综合科一一填写台账或卡片，做到账、物相符。
3、物品保管
物品的保管，应以集中为原则。综合科需清楚掌握办公物品的库存情况，经常整理与核对，确保物品的有序摆放、清洁和安全。
4、物品盘存
办公物品应一年盘点两次，即每年6月和12月各一次。盘点工作由综合科负责。盘点要求做到账、物一致。若有账、物不一致，须查明原因并报主任。
四、办公物品使用管理
1、办公物品使用的分类
办公物品的使用分为个人使用的物品和部门共用的物品。
2、个人使用物品的责任
个人使用的办公物品，个人使用并由个人负管理责任。
3、个人使用物品的用量
个人使用的办公物品，应按照确属工作必须、节约开支的原则予以安排。
4、部门使用物品的用量
部门使用物品的用量根据部门业务性质、人员数量等因素予以安排。
5、部门使用物品的责任
部门使用物品归部门内部公共使用，并由部门确定专人负责管理并承担物品损坏、丢失等的相关责任。其管理人员名单须报综合科存档。
6、办公物品的使用能实行定额管理的，应进行严格的定额管理，能以旧换新的应以旧换新，确保节约办公成本。
7、办公室工作人员不得领用其工作需要之外的物品，也不能公物私用。各种办公公用物品，非因公务不得使用。
8、工作人员调离时，应及时收回借用的办公室办公用品。
9、物品报废、调出时，应经主任审定后办理相应手续，并在台账上注销。
10、个人因过失损坏、遗失办公物品的，按购置时的价格赔付。