一、文头标识
（一）文头标识为发文机关标识，由“发文机关”全称或规范化简称加“文件”组成；
（二）全校行文文头标识类别为“中共中南财经政法大学委员会文件”、“中南财经政法大学文件”、“中南财经政法大学函件”和“中南财经政法大学办公室文件”，其他文头标识不能全校行文或对外行文。
二、文件字号
（一）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，居中排布；
（二）发文字号中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”（不用中括号“[ ]”）括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字；
（三）发文字号的字符大小不超过正文字符，可与正文保持一致，不加粗或突出于正文显示。
三、文件标题
（一）文件标题应简洁明了，格式正确，表达正文主要内容；
（二）文件标题应居中排列，左右留有空格；不能一行排完的，可两行或多行成“倒梯形”排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；
（三）文件标题文字要大于正文文字，选用字形严肃庄重、笔画饱满厚实的字体，如小标宋、黑体等，以突出醒目显示。
四、主送机关
（一）主送机关应标明全称或规范化简称，于文件标题下空一行左侧顶格排列，后加冒号；
（二）主送机关有多个的，各主送机关名称间用顿号隔开，按顺序排列，回行仍顶格；
（三）主送机关较多不能列举的，可列出其范围，如校内主送机关为“全校各单位”、“校内有关单位”或“各院（部）党委、直属党总支、直属党支部”等；
（四）主送机关的文字大小、字体与正文保持一致，文字之间一般不空格。
五、正文
（一）正文文字排列于主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行；
（二）正文文字推荐用三号、四号、小三号、小四号字号和仿宋体字体标识，行间距要疏朗、匀称，方便阅读。
六、附件
（一）公文若有附件，在正文下空一行左空2字用仿宋体字（字号不大于正文文字）标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号；
（二）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
七、落款和用印
（一）发文机关落款应标明全称，成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；
（二）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4 字；加盖印章应上距正文适当距离（如2-4mm）,端正、居中下压成文时间，印章用红色：
⒈当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
⒉当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
（三）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空七字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切；
（四）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
八、版记
（一）主题词。“主题词”用黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小标宋体字；词目之间空1字；
（二）抄送。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关；
（三）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用仿宋体字；印发机关左空1字，印发时间右空1 字；印发时间以公文付印的时间为准，用阿拉伯数码标识；
（四）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心；
（五）版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行；
（六）版记文字大小同正文保持一致。
九、页码
用阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居右排列，数码左右各放一条一字线。双面印制的公文，其单页码居右空1 字，双页码居左空1 字。
十、本格式中未列明的事项参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9709-1999）执行。