（中南大政字〔2002〕56 号 2002年5月15日）
为加强学校公文管理，推动公文处理工作的规范化、制度化、科学化，不断提高公文质量和工作效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅的有关文件精神，结合我校的实际情况，特作如下规定：
一、总则
（一）学校公文是学校在党务、行政管理过程中形成的具有约束力和规范体式的公务文书 ，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，实行科学管理，提高工作质量和效率的重要环节之一，学校各单位必须高度重视并认真做好公文处理工作。
（二）公文实行统一管理。学校办公室是全校公文处理的管理机构，主管学校公文处理工作并指导、检查学校各单位的公文处理工作。
（三）学校各单位应有一名负责人分管公文处理工作，并确定专职或兼职文秘人员负责本单位日常公文的处理工作。
（四）公文由学校办公室和全校各单位文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷归档和销毁。公文处理要做到及时、准确、安全。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。
（五）全校各单位必须严格遵守办文规定、充分利用现代化信息技术，逐步施行网上办文。
（六）在办文过程中，必须执行国家保密法律、法规和保密规定，确保公文秘密和安全。
二、公文种类
根据工作实际，学校使用的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动作出决策和确定性安排。
（二）通知
适用于发布规章，批转学校各单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。学校制定的规章、措施和其它规范性文件，根据实际内容可以分别冠以“规定”、“办法”、“细则 ”等名称 。“规定”、“办法”、“细则 ”等一般用“通知”印发。
（三）请示、报告
1、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。主要包括以学校名义向上级机关报送请求批准的公文和学校各单位向学校呈送的请求批准的公文。
“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，但不得抄送其下级部门。
2、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。
要严格区分请示和报告的使用，不得混和并用，公文标题中不得使用“请示报告”字样。
（四）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复审批事项。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）总结
对某一工作、活动、会议或一定时期的工作进行调查、分析和研究，从中找出经验和教训形成的文件。
（七）计划、工作要点
对即将进行的某项工作预先提出目的、要求、任务、指标、措施和完成期限的文件。
（八）会议纪要
适用于向校内各单位传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，通过会议纪要传达。
（九）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
三、公文格式
公文格式一般由发文机关标识、发文字号、密级、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）发文机关标识：学校公文发文机关标识为“中共中南财经政法大学委员会文件”、“中南财经政法大学文件”和“中南财经政法大学办公室文件”。
（二）发文字号：发文字号包括学校代字、年份、序号，居中排布。发文字号中年份、序号使用半角阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”（不用中括号“[]”）括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号的字符大小与正文保持一致，不加粗或突出于正文显示。学校代字主要有：中南大党、中南大党办、中南大党组、中南大党宣、中南大政、中南大办、中南大人、中南大教、中南大研、中南大学、中南大科、中南大财、中南大体、中南大审、中南大档、中南大函、中南大国交等。学校党委和行政联合行文，只标明党委发文字号。公文编号归口学校办公室。
（三）标题：标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。上行文必须标明发文机关，下行文不必标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。文件标题应居中排列，左右留有空格；不能一行排完的，可两行或多行成“倒梯形”排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。用2号小标宋、黑体字。
（四）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。于文件标题下空一行左侧顶格排列，后用冒号；主送机关有多个的，各主送机关名称间用顿号隔开，按顺序排列，回行仍顶格；主送机关较多不能列举的，可列出其范围，如校内发送机关为“全校各单位”或“校内各有关单位”或直接注明单位名称。字号、字体与正文保持一致，文字之间不空格。
（五）正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（六）附件：公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起。并在正文之后，下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用半角阿拉伯数码（如“附件：1．╳╳╳），附件名称后不加标点符号。
（七）印章：公文除“会议纪要”、印制有特定版头的普发性公文和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关公章。党政联合行文，应当加盖党委、行政印章。
（八）成文日期：以校领导签发日期为准，会签公文以最后签发校领导的签发日期为准。学校有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写作“〇”。
（九）主题词：校内公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目可选用黑体、小标宋体字；词目之间空１字。
（十）抄送机关：是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。于主题词下一行左空１字用仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（十一）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置；印发机关左空１字注明“中南财经政法大学办公室”，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用半角阿拉伯数码标识。上行文标明“印制”，下行文标明“印发”。
（十二）附注：公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
（十三）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm╳297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。
四、行文规则
（一）学校内部行文根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（二）坚持精简原则，凡在学校内部可以直接处理的事情，一般不行文；凡能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情，亦不得行文。
（三）除学校办公室外，学校各职能部门不得以文件形式对外正式行文或向校内各单位直接行文，其一般性行文，可以学校办公室名义转发。校纪委、工会、团委可以各自名义向其下级机构制发文件，自行管理，各负其责。
（四）学校各职能部门以中共中南财经政法大学委员会或中南财经政法大学字号行文，须经学校办公室审核并按程序办理。以学校名义行文必须是关系全局性的、重要的方针、政策性问题的决定、通知等，以及对上级机关呈送的重要公文。受双重领导的部门向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
（五）校、处两级领导在各专门会议上的讲话，一般不以文件形式下发。各处级单位的情况反映、内部资料等，未经领导批准，不得向校外发送。
五、公文办理
公文办理必须严格按程序进行。公文办理包括收文办理和发文办理。收文办理一般包括收进、登记、编号、拟办、签批、承办、督办、立卷、归档等程序；发文办理指制发公文的过程，包括草拟、核稿、会签、拟办、签发、复核、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。
（一）外来公文处理要求
外来公文由学校办公室统一登记、分办、整理、归档，各单位收到上级及有关部门要求以学校名义办理或涉及有关重大问题的公文，应及时送交学校办公室统一登记，不得自行处理。
学校办公室收到外来公文后，应当及时提出拟办意见呈送领导批示或送有关部门办理。
学校各单位对校领导批示或学校办公室签转的外来公文要及时处理，不得延误。对指定期限上报的文件，各单位应按要求提前做好准备，必须在规定的时间内办理。紧急公文，应随到随办。
对于因故无法归口的公文，由学校办公室负责协调，确定主办单位。公文承办单位应抓紧办理，不得延误。对于确实不属本单位职责范围或不宜由本单位办理的公文，应迅速返回交办的文秘部门并说明理由。
上级机关和校领导交办的公文，学校办公室和各单位负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，一般公文要定期催办、查办。对于下发的重要公文，要及时了解和反馈情况。
（二）公文草拟和运转程序
凡全校性重要文稿，由校领导指定有关单位拟写；凡各项业务工作文稿，由主办单位拟写。文稿第一页必须使用中南财经政法大学文件拟稿纸（校内请求、报告呈阅单），并准确、规范填写完应填项目。草拟公文均需用电脑打印稿，应送电子文档。修改和签批公文要使用符合归档要求的黑色或蓝黑色墨水的钢笔或毛笔，并应如实保留修改的痕迹。
学校各单位拟送校领导签批的公文，应先送学校办公室审核，再报校领导审阅、签发。一般性公文应提前2天送学校办公室审核，学校办公室应在2个工作日内完成审核工作；涉及重大政策和全局性工作的公文，应提前一周送学校办公室审核。
需要会签的公文，主办单位要先送相关部门会签后送学校办公室审核。
学校办公室核稿过程中，可以对文稿进行必要的修改或提出意见后退回主办单位修改。
学校各单位起草的公文以及向学校呈送的请示、报告，一般须经单位主要负责人审核并签署意见。涉及多个单位的公文，会办单位负责人也得审核并签署意见。
不按程序处理的公文，学校办公室可不予办理；未经学校办公室复核的公文，校领导可不予签批。
（三）公文质量
公文草拟必须符合规范，做到内容简洁、开门见山、切合实际、注重实效、有的放矢、逻辑清楚。
校领导应具体指导或主持分管范围之内的重要文件、报告、讲话的起草，确保文件、讲话简单明了，具有针对性、指导性和可操作性。
学校各单位起草重要文件、文稿，必须认真研究讨论，主要负责人应严格把关。
学校各单位报送校领导审批的文稿，必须整洁、规范、字迹工整，装订整齐。
学校办公室负责各单位草拟公文的审核。审核的主要内容有：是否必须行文，文件政策界限是否明确，内容与上级和学校已发文件是否一致，与其他有关单位的协调有无矛盾，呈批手续是否齐全，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确等，并决定使用何种发文代号和印制份数，以保证文件的准确性、严肃性和权威性。
对于不符合行文规则，不便办理的公文以及文稿内容表述不清或不成熟需作较大修改变动的公文，学校办公室可以退回拟文单位重新办理。
学校办公室负责制定公文质量评价办法，对办文程序、文稿质量、校对质量进行检查和评价，并将检查、评价结果定期通报全校。
（四）公文审批
校领导和各单位主要负责人审签公文，应当表明“同意”、“不同意”或其它具体意见。对于一般性公文，签阅表示“已阅知”；对于有具体请示事项的公文，签阅应表示“同意”或“不同意”。
校领导对呈请批示的各类公文，应及时批阅。批复一般性公文最多不超过3天；紧急公文应及时批复。批阅涉及两个或两个以上单位工作的公文，应明确牵头单位。如超过时限，相关单位有权催办。校领导批阅公文时，应使用钢笔、水芯笔毛笔，并签署姓名和日期。
以中共中南财经政法大学委员会或中南财经政法大学名义发布的公文，分别由书记和校长，或者由书记、校长委托副职签发；以“中南大组”、“中南大人”等代字发文，由分管领导签发；学校办公室发文，经领导授权由办公室主任或委托副主任签发。
学校各单位报送学校审批的公文，由其主要负责人签发。各类请示、报告要先送学校办公室，由办公室分别按领导分工呈批。除校领导直接交办的事项外，各类请示、报告原则上不直接报送校领导个人，不能多头报送。
校领导终签后的公文一般不得改动。确需改动的，应报请签发的校领导重新审签。
（五）公文缮印和发文
学校公文由学校办公室统一登记、编号、审核和付印。
学校公文由拟稿单位校对。公文校对要准确无误，并在拟稿纸上签字。
公文正式印制前，学校办公室应当进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
学校公文由办文单位负责送发。文件底稿由拟稿单位保存并负责立卷、归档。
六、公文立卷和归档
（一）公文办理完毕后，各单位文秘人员应当根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定，及时整理（立卷）、归档。一般应于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按要求归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）不具备归档和存档价值的公文，经过鉴别并报主管领导同意，可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
七、简报管理
学校编发各类简报，归口学校办公室统一管理。
学校各单位未经学校批准，不得擅自对外编发简报。
简报应言之有物、实事求是，并严格按规定范围发放。
八、起草公文应注意的几个问题
一、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
二、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
四、应当使用国家法定计量单位。
五、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
六、公文中的数字，除成文时期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。